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Un nuevo proyecto: La oficina en Casa (Home Office)

Alma y Empresa

El contexto mundial y en especial el local, nos provocó escenarios que cambiaron la rutina diaria y el ambiente de la casa. El mundo no va a ser igual.
A partir del encierro forzado nuestra vida cambió, aún si seguimos saliendo o parcialmente saliendo.
El trabajo en casa es una realidad, pero ¿Estamos preparados para tener la Oficina en casa?, desde mi punto de vista existen cuatro cuadrantes que tenemos que observar para responder esta pregunta;

A. El estado emocional, que la Dra. Lucía Blanco aborda de una forma muy profesional, en su artìculo “Home Office”

B. Los procesos involucrados para tener la Oficina en Casa; los que tenemos que desarrollar y los que tenemos que observar.

C. La infraestructura interna de comunicaciones en la casa

D. La inversión financiera que estamos obligados a realizar para tener la Oficina en Casa.

En este artículo nos enfocaremos a los procesos que tenemos que desarrollar y observar, el inciso B.

Trabajar en casa es un paso que tiene que ser planeado, tener un proyecto, con el objetivo de poder destinar un espacio, tiempo y carga emocional para trabajar desde la casa. Existen diferentes perfiles con diferentes necesidades, desde el colaborador que es parte de una organización, el profesionista independiente, el empresario que planea, dirige y supervisa y hasta el inversionista que esta ávido de información para la toma de decisión.

La planeación considera un espacio de la casa, dedicado para este fin, un presupuesto para equipar el lugar y tener los recursos, comunicaciones y enlaces para asegurar la presencia y permanencia para realizar las actividades y lograr el objetivo.

Ahora ya instalado, se inicia la operación y debes contemplar los siguientes ciclos y procesos:

  1. El ciclo de adaptación al cambio. Las rutinas en la casa se afectan y los miembros de la casa, necesitan un período para adaptarse a esta nueva modalidad, considerando que existe una alta posibilidad de que los recursos tengan que compartirse.
  2. El ciclo de aprendizaje. Al iniciar esta forma de trabajo, para una gran mayoría de la población activa laboral, es nueva y necesitan aprender y desarrollar nuevas habilidades.
  3. A nivel de la organización, se trabaja por resultados, administrando procesos, las horas hombre se convierten en entregables. Microsoft asegura que la oficina en casa aumenta un 30% de eficiencia a la organización en la entrega de resultados.
  4. El trabajo en equipo se convierte en la mecánica a seguir para poder conseguir los resultados, la comunicación entre los colaboradores es esencial e imprescindible. Los objetivos y los productos o servicios a entregar (entregables) deben estar claros para todo el equipo de trabajo.
  5. Dos procesos acompañan al trabajo en casa y deben ser comprendidos e implementados en la organización, uno es el proceso de colaboración y el otro es el proceso de creación, Alma y Empresa

Proyecto: La oficina en Casa…

Para poder implementar tu Oficina en Casa se deben instrumentar los siguientes conceptos:

  • Infraestructura de la oficina en casa
    • Dispositivo para conectarse, para el trabajo en casa se recomienda el uso de una laptop y de igual forma para los miembros de la familia que se conectan a la escuela o a cursos en alguna disciplina o técnica que implique el laborar con alguna aplicación
    • Red de comunicaciones, con enlaces de fibra óptica y una estructura de red de datos, de preferencia segmentada (recurrir al consejo del especialista)
    • Espacio reservado para laborar y atender los requerimientos de tu negocio, libre del tránsito de personas y de voces que no tienen injerencia en los asuntos de tu negocio. Para los que vivimos en departamentos pequeños, un biombo con el letrero de “En sesión de trabajo, no molestar” puede ser un buen incentivo para tratar de transitar libremente en tu sesión de trabajo
    • Disciplina y Metodología. Crea rutinas dentro de tu casa, que el mundo sepa que estas trabajando, atiende tus asuntos en tu “modo” oficina y no en pijama, fija un horario y respétalo de igual forma ten la misma actitud hacia los otros miembros de tu familia o casa.
  • Crea un presupuesto para la Oficina en casa
    • Lo único que no puedes dejar de tener es el enlace de comunicaciones, se vuelve tan imprescindible como el refrigerador, la energía eléctrica, el gas, el servicio doméstico o NETFLIX. Crea una provisión para que nunca te falte.
    • Ten un plan B en caso de que no tengas energía eléctrica por un corto o un apagón, el plan de datos de tu celular, podría cubrir este plan
    • Invierte en herramientas digitales que te den presencia y puedas colaborar sin ningún problema. Correo Electrónico, Tarjetas Digitales, Software de Colaboración, Agendas, Seguimiento a actividades, Aplicaciones de Oficina, puedes encontrar una gran variedad de estas aplicaciones en Internet, incluso gratuitas
    • Mejoras a tu espacio de trabajo, un mejor sillón, una segunda pantalla, un escritorio mas amplio, un micrófono inalámbrico, audífonos, lo que necesites para que te sientas tranquilo y en paz
    • Capacitación en línea, miles de cursos para mejorar tu habilidad en línea, se selectivo y ocupa lo que necesites y te agrade
  • Procesos a cuidar en el proyecto
    • Instalación e implementación: Crea un cronograma (actividades en el calendario) para tener fechas definidas de cuando necesitas estar listo o las etapas para crecer y desarrollar tu “Oficina en Casa”
    • Mantenimiento y creación de valor: Generar fechas para revisar tu conexión, tus aplicaciones, señala en el calendario las fechas de renovación de tus plataformas principales. Usa un calendario en línea que puedas compartir en tu teléfono y lo puedas consultar desde cualquier punto en caso de ser necesario
    • Puesta en marcha, el día que arranques la “Oficina en Casa” que sea un evento que anuncies al interior de la casa. En este momento las políticas que estuviste platicando durante el desarrollo del proyecto serán observadas
  • Conocimiento y contemplación
    • Llego el momento de tener la Oficina en Casa, hoy es el primer día del resto de tu vida. La forma en te venías desempeñando cambió. Hoy estas orientado a resultados. Puedes convivir con tu familia y puedes laborar en el mismo espacio, respetando los tiempos y los lugares. Eres parte de un engranaje que produce un producto o servicio, que sin ti, la maquinaria no sirve, asume tu compromiso y colabora
    • Tu conocimiento y habilidades hoy se valoran con mayor fuerza, la innovación es parte de tu pensamiento, siempre piensa como mejorar lo que haces y qué necesitas para hacerlo
    • Ten espacios de tiempo para ti, para la reflexión y la introspección, ajusta las desviaciones que surjan y no pierdas la dirección. Se trata de obtener resultados con base en objetivos claros y de beneficio a tu comunidad

Conclusiones:

El trabajo en casa requiere de períodos de aprendizaje y adaptación, aunado a esto, la mecánica de trabajo en la organización debe tener un enfoque orientado a resultados y la administración por procesos se convierte en una forma de trabajo obligatoria para la empresa.

La pregunta es: ¿Estás preparado para iniciar tu trabajo desde tu casa? y tu empresa conoce la forma de medir los resultados para poder trabajar desde casa. El pago por asistir a la oficina al parecer se esta terminando e inicia la retribución por resultados. Logrando con esto una empresa con mayor eficiencia.

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Home Office.

Y tú, ¿Cómo vives la cuarentena?

Por Lucía Blanco

La reciente pandemia por el coronavirus, nos ha llevado a trabajar desde casa. Y eso me ha hecho reflexionar sobre varias cosas, por un lado: la relación que cada uno tenemos con el trabajo y por otro lado, los espacios que nos dedicamos para (re-)construir dicha relación.

Desde hace muchos años, tengo la idea de que una relación, sobretodo, de pareja,  se trata de construir espacios: los individuales, en donde cada uno realiza actividades que lo nutran y que después pueda compartir (o no) con el otro; los espacios de pareja, en donde ambos comparten una misma actividad, hobby o afición y el realizarla en conjunto ayuda y aporta a la relación.  Estos espacios, tanto el individual, como el de pareja puede, o no, incluir a otras personas: amigos, hijos, familiares. De ahí que cuando una relación termina, para mí, una de las primeras cosas a hacer, es reconstruir los espacios, los tiempos que dedicábamos a los espacios de pareja. Empezar a llenar y ocupar esos espacios con otras actividades, nos permite reinventarnos y sanar de la separación, hacer cosas que teníamos pendientes, quizá en algunos casos, nos deja ver que no se tenían espacios individuales, que la relación sólo ocupaba tiempos de pareja, en fin; la construcción de espacios, me resulta un tema interesante y me ayuda a tener una perspectiva de los tiempos que dedicamos a cada cosa.

De ahí que el Home Office, al que la vida nos invita hoy día, no es la excepción para verlo como una construcción de espacios;  si a esta construcción sumamos que hay una relación entre nosotros y el trabajo, podemos preguntarnos: ¿Cómo el home office me deja ver el tipo de relaciones que he construido con el trabajo y con mi familia? Para ampliar un poco el tema; distingo 4 espacios que a continuación explico:

  1. El Espacio Físico:  en términos exclusivamente laborales, ¿tengo en mi casa un espacio dedicado EXCLUSIVAMENTE para trabajar y para que sea “mi oficina”? Si la respuesta es sí, ¡Felicidades!; si la respuesta es: “No”; quizá debas preguntarte: ¿Qué espacios ocupa el trabajo en tu vida? El espacio físico (casa, hábitat), es un reflejo de nuestro propio espacio físico (nuestro cuerpo). Lo que ves dentro de tu hogar u hábitat, te muestra lo que hay dentro de tu propio cuerpo (mundo interior), de tal forma que es probable que el tener o no un espacio físico para trabajar y cómo lo tengas, habla de tu propio cuidado: ¿Qué relación tienes con el trabajo?, ¿es un espacio en tu vida u ocupa tantos espacios que en tu casa, hay trabajo en todas las áreas?, ¿qué dice de tu propia limpieza y orden interior las de tu espacio de trabajo?, Si salir a trabajar, te permite no entrar en contacto con tu hábitat y quienes lo habitan, entonces: ¿Cómo estás contactando ahora, que no sales?, ¿qué tipos de relaciones y espacios has construido?
  2. El Espacio Emocional: Si el espacio físico habla del propio cuidado. ¿Qué dirán las emociones que sientes al no salir de casa y quedarte a trabajar?, ¿cómo éstas repercuten en tus relaciones y convivencia? Una pregunta interesante a hacerte es: ¿Qué emoción es la que más experimento al estar en casa y no salir? Esto resulta interesante, ya que si el espacio físico y el exterior me permiten ver algo mi interior; el tema no es qué emociones te das cuenta que tienes ahora trabajando en casa; sino con quién las sientes. Y más allá de ello; si estas emociones se manifiestan en tus relaciones familiares; ¿Cómo está esa emoción dentro de ti?, ¿Cómo es tu propia relación contigo?, ¿Qué puedes observar de ti y tu relacionamiento al estar trabajando en tu casa. ¿Qué te pasa, emocionalmente hablando, al tener tus dos mundos: laboral y personal en el mismo espacio?, ¿Qué espacios conversacionales te estás permitiendo construir y cuáles no? y eso, ¿Cómo afecta tus relaciones?, ¿te estás quedando en casa o sigues saliendo?
  3. El Espacio Mental: Hemos escuchado bastante acerca de que lo que crees; creas. Así es que te preguntaré: ¿Cómo vives esta cuarentena: como un resguardo o como un encierro?, ¿Cómo un tema de sobrevivencia o tan sólo como un tránsito por una situación que la vida nos ofrece? Ciertamente, nuestros pensamientos crean; y también se convierten en palabras. Quizá estar trabajando en casa, es un buen momento para escuchar: ¿qué palabras son las que más dices acerca de la pandemia, del trabajo en casa, de la mezcla de estos dos mundos, de convivir todo el día con tu familia, de la convivencia misma, de no salir? Y mejor aún: ¿Qué dicen tus cercanos de tenerte en casa todo el día?, ¿Qué palabras son las que más dices?, ¿qué palabras son las que más escuchas?
  4. El espacio Espiritual: Te compartiré mi propia definición de espíritu: Lo defino como una planta interior, de la que cada uno es responsable. Así, es que, sabiendo que tienes una planta en tu interior: ¿Cómo la nutres?, ¿de qué?, ¿te haces cargo sólo de tu planta o quieres hacerte cargo de las de los demás a tu alrededor?, ¿esto te pasa, sólo en el trabajo, sólo en tu casa?. Nutrir o no nuestra planta interior, acaba repercutiendo en los hábitos que tenemos.  Ahora que tus mundos se han encontrado: ¿Qué dirías acerca de los hábitos?, ¿Qué reflejan tus acciones?, ¿Qué hábitos estás construyendo? Este, es quizá un buen momento para establecer reglas básicas de convivencia y para desarrollar nuevos hábitos.

Y así, 4 espacios que te permiten ver el “Home Office” como una oportunidad o padecerlo.  Lo cierto, es que los espacios, sólo hablan de cada uno; de tus hábitos, de tus relaciones. Podríamos decir que los espacios se han invertido: ahora convives todo el día con tu familia y estás en casa; mientras que con quienes solías hacerlo diariamente, como colaboradores, colegas, jefes; ahora sólo los ves a través de una pantalla o los escuchas a través del teléfono. Resulta interesante pensar que nuestros mundos se han invertido.  Como no creo en las casualidades, creo que más allá de que sea un tema mundial, en corto, me parece que esta situación a cada uno nos está poniendo enfrente la oportunidad de ver aquello que no queríamos o de corroborar lo que hemos construido hasta ahora. Y a ti, el home office ¿Qué te pone en evidencia?