Un nuevo proyecto: La oficina en Casa (Home Office)

El contexto mundial y en especial el local, nos provocó escenarios que cambiaron la rutina diaria y el ambiente de la casa. El mundo no va a ser igual.
A partir del encierro forzado nuestra vida cambió, aún si seguimos saliendo o parcialmente saliendo.
El trabajo en casa es una realidad, pero ¿Estamos preparados para tener la Oficina en casa?, desde mi punto de vista existen cuatro cuadrantes que tenemos que observar para responder esta pregunta;

A. El estado emocional, que la Dra. Lucía Blanco aborda de una forma muy profesional, en su artìculo “Home Office”

B. Los procesos involucrados para tener la Oficina en Casa; los que tenemos que desarrollar y los que tenemos que observar.

C. La infraestructura interna de comunicaciones en la casa

D. La inversión financiera que estamos obligados a realizar para tener la Oficina en Casa.

En este artículo nos enfocaremos a los procesos que tenemos que desarrollar y observar, el inciso B.

Trabajar en casa es un paso que tiene que ser planeado, tener un proyecto, con el objetivo de poder destinar un espacio, tiempo y carga emocional para trabajar desde la casa. Existen diferentes perfiles con diferentes necesidades, desde el colaborador que es parte de una organización, el profesionista independiente, el empresario que planea, dirige y supervisa y hasta el inversionista que esta ávido de información para la toma de decisión.

La planeación considera un espacio de la casa, dedicado para este fin, un presupuesto para equipar el lugar y tener los recursos, comunicaciones y enlaces para asegurar la presencia y permanencia para realizar las actividades y lograr el objetivo.

Ahora ya instalado, se inicia la operación y debes contemplar los siguientes ciclos y procesos:

1. El ciclo de adaptación al cambio. Las rutinas en la casa se afectan y los miembros de la casa, necesitan un período para adaptarse a esta nueva modalidad, considerando que existe una alta posibilidad de que los recursos tengan que compartirse.
2. El ciclo de aprendizaje. Al iniciar esta forma de trabajo, para una gran mayoría de la población activa laboral, es nueva y necesitan aprender y desarrollar nuevas habilidades.
3. A nivel de la organización, se trabaja por resultados, administrando procesos, las horas hombre se convierten en entregables. Microsoft asegura que la oficina en casa aumenta un 30% de eficiencia a la organización en la entrega de resultados.
4. El trabajo en equipo se convierte en la mecánica a seguir para poder conseguir los resultados, la comunicación entre los colaboradores es esencial e imprescindible. Los objetivos y los productos o servicios a entregar (entregables) deben estar claros para todo el equipo de trabajo.
5. Dos procesos acompañan al trabajo en casa y deben ser comprendidos e implementados en la organización, uno es el proceso de colaboración y el otro es el proceso de creación,

Proyecto: La oficina en Casa…

Para poder implementar tu Oficina en Casa se deben instrumentar los siguientes conceptos:

• Infraestructura de la oficina en casa
  • Dispositivo para conectarse, para el trabajo en casa se recomienda el uso de una laptop y de igual forma para los miembros de la familia que se conectan a la escuela o a cursos en alguna disciplina o técnica que implique el laborar con alguna aplicación
  • Red de comunicaciones, con enlaces de fibra óptica y una estructura de red de datos, de preferencia segmentada (recurrir al consejo del especialista)
  • Espacio reservado para laborar y atender los requerimientos de tu negocio, libre del tránsito de personas y de voces que no tienen injerencia en los asuntos de tu negocio. Para los que vivimos en departamentos pequeños, un biombo con el letrero de “En sesión de trabajo, no molestar” puede ser un buen incentivo para tratar de transitar libremente en tu sesión de trabajo
  • Disciplina y Metodología. Crea rutinas dentro de tu casa, que el mundo sepa que estas trabajando, atiende tus asuntos en tu “modo” oficina y no en pijama, fija un horario y respétalo de igual forma ten la misma actitud hacia los otros miembros de tu familia o casa.
• Crea un presupuesto para la Oficina en casa
  • Lo único que no puedes dejar de tener es el enlace de comunicaciones, se vuelve tan imprescindible como el refrigerador, la energía eléctrica, el gas, el servicio doméstico o NETFLIX. Crea una provisión para que nunca te falte.
  • Ten un plan B en caso de que no tengas energía eléctrica por un corto o un apagón, el plan de datos de tu celular, podría cubrir este plan
  • Invierte en herramientas digitales que te den presencia y puedas colaborar sin ningún problema. Correo Electrónico, Tarjetas Digitales, Software de Colaboración, Agendas, Seguimiento a actividades, Aplicaciones de Oficina, puedes encontrar una gran variedad de estas aplicaciones en Internet, incluso gratuitas
  • Mejoras a tu espacio de trabajo, un mejor sillón, una segunda pantalla, un escritorio mas amplio, un micrófono inalámbrico, audífonos, lo que necesites para que te sientas tranquilo y en paz
  • Capacitación en línea, miles de cursos para mejorar tu habilidad en línea, se selectivo y ocupa lo que necesites y te agrade
• Procesos a cuidar en el proyecto
  • Instalación e implementación: Crea un cronograma (actividades en el calendario) para tener fechas definidas de cuando necesitas estar listo o las etapas para crecer y desarrollar tu “Oficina en Casa”
  • Mantenimiento y creación de valor: Generar fechas para revisar tu conexión, tus aplicaciones, señala en el calendario las fechas de renovación de tus plataformas principales. Usa un calendario en línea que puedas compartir en tu teléfono y lo puedas consultar desde cualquier punto en caso de ser necesario
  • Puesta en marcha, el día que arranques la “Oficina en Casa” que sea un evento que anuncies al interior de la casa. En este momento las políticas que estuviste platicando durante el desarrollo del proyecto serán observadas
• Conocimiento y contemplación
  • Llego el momento de tener la Oficina en Casa, hoy es el primer día del resto de tu vida. La forma en te venías desempeñando cambió. Hoy estas orientado a resultados. Puedes convivir con tu familia y puedes laborar en el mismo espacio, respetando los tiempos y los lugares. Eres parte de un engranaje que produce un producto o servicio, que sin ti, la maquinaria no sirve, asume tu compromiso y colabora
  • Tu conocimiento y habilidades hoy se valoran con mayor fuerza, la innovación es parte de tu pensamiento, siempre piensa como mejorar lo que haces y qué necesitas para hacerlo
  • Ten espacios de tiempo para ti, para la reflexión y la introspección, ajusta las desviaciones que surjan y no pierdas la dirección. Se trata de obtener resultados con base en objetivos claros y de beneficio a tu comunidad

Conclusiones:

El trabajo en casa requiere de períodos de aprendizaje y adaptación, aunado a esto, la mecánica de trabajo en la organización debe tener un enfoque orientado a resultados y la administración por procesos se convierte en una forma de trabajo obligatoria para la empresa.

La pregunta es: ¿Estás preparado para iniciar tu trabajo desde tu casa? y tu empresa conoce la forma de medir los resultados para poder trabajar desde casa. El pago por asistir a la oficina al parecer se esta terminando e inicia la retribución por resultados. Logrando con esto una empresa con mayor eficiencia.