Diagnóstico – Alma y Empresa

Nombre *

Nombre

Apellidos

Correo electrónico *

No. de empleados *

Colaboradores que integran la organización

Fecha del diagnóstico *

Fecha actual

Nombre del consultor *

Nombre de la persona que aplica el diagnóstico

CABEZA

Estrategia de negocio | comercial | financiera | organizacional

1. ¿La organización tiene un Modelo de Negocio? *

NO
Existe pero solo como un concepto en la Alta Dirección
El modelo de negocio y el plan de negocio están alineados pero la organización no lo conoce
Si, Toda la organización lo conoce y lo aplica
Si y toda la organización lo conoce y aporta para su innovación

2. ¿Se cuenta con un análisis FODA? *

NO
Si, pero no esta actualizado
Si, lo tenemos pero no se ha incluido en el plan de negocio
Si, aunque existen oportunidades que no se están atendiendo
Si, sabemos y nos apoyamos en nuestra foraleza y atendemos las oportunidades que surgen

3. ¿La planeación estratégica es…? *

Nula
Solo la realiza el Director General
Formalmente existe un proceso de planeación pero no se transmite a toda la organización
Si existe, se comunica y se ejecuta
Si existe, se comunica y se va ajustando en la ejecución alineado a los resultados

4. ¿Cómo se comunica la estrategia? *

La estrategia solo la conocen los niveles de toma de decisión
La estrategia la conocen los niveles de toma de decisión y la gerencia media
La estrategia la conoce toda la organización
La estrategia la conoce toda la organización y los cambios se comunican de igual forma
La estrategia la conoce toda la organización y se mantiene un constante diálogo para retroalimentación

Conocer el grado de comunicación que guarda la alta dirección con el resto de la organización

5. ¿Qué te diferencia de tus competidores y aporta valor? *

El Servicio y/o los precios
La Calidad de nuestros productos/servicios
Tenemos mejor producto / servicio que la competencia y la gente no lo sabe
Nuestro producto / servicio cumple con lo que nos solicitan
Nos enfocamos en atender las necesidades de los clientes y superamos sus expectativas

CUERPO

“Logística” | Canales venta [Plan MKT] | Inventario | Transporte | Implementación. Es la entrega al cliente

1. ¿Las áreas están conectadas a través de procesos establecidos? *

No
No existe conexión entre las áreas, cada una opera de forma independiente
Algunas áreas están conectados por procesos y la información fluye parcialmente dentro de la organización
Todos los procesos están interconectados y la información fluye en toda la organización
Los procesos están automatizados y actualizados y la información fluye en toda la organización

2. ¿ Tienes indicadores de desempeño? *

No
No se tienen definidos aunque se supervisa el cumplimiento de los objetivos
Se tienen definidos y se evalúan en áreas clave
Se tienen definidos, se supervisan, se evalúan asegurando el cumplimiento de los objetivos
Se tienen definidos y se evalúan en todas las áreas y y se van actualizando conforme la operación lo requiere

BRAZOS

El aspecto comercial tiene su representación en los brazos. Proceso Comercial

1. ¿Tu segmento de mercado….? *

Se ha mantenido sin cambios
Se mantuvo sin cambios y perdimos mercado
Cambió y respondimos lento. Todavía estamos adaptándonos
Cambió y nos adaptamos al cambio
Cambió y nuestros productos / servicios también

2. ¿Tu producto/servicio atiende o resuleve un problema o necesidad específico de tu segmento de mercado? *

No, vendemos conforme a la demanda de los clientes
Si, nuestros productos o servicios resuelven un problema o atienden una necesidad; sin embargo, no sabemos quienes nos van a comprar
Si, diseñamos nuestros productos / servicios para resolver algo en particular, aunque por lo mismo, después no los volvemos a vender
Si, nuestros productos / servicios los diseñamos para atender una necesidad o problema derivada de un estudio de mercado, tenemos perfilado a nuestro cliente y éste nos recompra reiteradamente
Sí, el diseño de nuestros productos o servicios es el resultado de tener claridad en la necesidad o problema que atendemos y lo podemos personalizar, para cada cliente

3. ¿Existe una proyección de ventas? *

No
No existe una proyección aunque se registran los resultados
Si existe aunque no se registran los resultados
Si existe y se compara con los resultados en períodos determinados
Si existe y se generan estrategias para ajustar las desviaciones

4. La prospección de clientes en tu empresa… *

No hay prospección, nuestro producto se vende solo
No hay prospección, vendemos lo que los clientes van pidiendo
Hay prospección de posibles clientes, sin embargo, no sabemos qué nos van a comprar
Hay prospección de posibles clientes con base en nuestra planeación comercial
Hay prospección de posibles clientes con base en nuestra planeación comercial y se ajusta la oferta a los cambios en el mercado

5. ¿Se cuenta con un una administración de venta:? *

No
No hay una administración integrada, cada vendedor es responsable de sus cuentas
Si contamos con una Gerencia de Ventas, aunque cada vendedor sigue siendo el responsable de sus cuentas
Si contamos con una Gerencia de Ventas que coordina y da seguimiento a las cuentas de cada vendedor
Si contamos con una Gerencia de Ventas que elabora, da seguimiento e implementa una estrategia comercial de forma automatizada

6. ¿Tienes mecanismos para hacer llegar tu producto/servicio al mercado? *

No
No hay mecanismos definidos, la gente nos busca
Si tenemos mecanismos, pero no estamos llegando al mercado que queremos
Si tenemos mecanismos y están enfocados a nuestro segmento de mercado
Si tenemos, están enfocados a nuestro cliente ideal y con base al análisis de datos, vamos ajustando nuestros mensajes y mecanismos

7. ¿Tienes alguna acción de seguimiento después de venderle a un cliente? *

No
No, los clientes regresan solos
Sí, aunque no es una práctica establecida
Sí, hay un proceso de sguimiento con nuestros clientes y hay un registro del mismo
Sí, hay un proceso de sguimiento con nuestros clientes , hay un registro del mismo y deriva en el diseño de nuevos productos / servicios o programas

8. ¿Cuánto tardas en colocar una solución o un producto con un nuevo cliente? *

Conocer su ciclo de venta

9. ¿Cuántos prospectos se convierten a clientes mensualmente? *

10. ¿Cuánto es tu ticket promedio de venta? *

11. Principales productos y mezcla de ventas

El objetivo es identificar tu mezcla de ventas a través de saber cuáles son tus principales productos / servicios o líneas de productos.

11.I. Producto 1

11.I.1. Porcentaje de venta 1

11.II. Producto 2

11.II.1. Porcentaje de venta 2

11.III Producto 3

11.III.1. Porcentaje de venta 3

11.IV. Producto 4

11. IV.1. Porcentaje de venta 4

MANOS

Procesos y Proyectos. CMM | Diagramación de Procesos | Adminsitración de Proyectos

1. ¿Qué nivel de documentación tienen tus procesos? *

No existe documentación
Tenemos documentados los procesos pero no los aplicamos
Los tenemos documentados y los aplicamos
Los tenemos documentados, los aplicamos y los medimos con indicadores
Los tenemos documentados, los aplicamos, y la toma de decisión para mejora se realiza con base en los indicadores

2. ¿Los planes de trabajo …?

3. ¿Tienes un área o persona asignada para dar seguimiento a la operación?

No
No hay alguien o un área específica, aunque hay actividades establecidas y cada quien sabe qué hacer
Si hay un área o persona asignada, sin embargo cada área opera independientemente
Sí hay un área o persona asignada que con una visión global del negocio, coordina a toda la organización para optimizar los recursos
Sí hay un área o persona asignada que con una visión global del negocio, coordina a toda la organización para optimizar los recursos y modifica la visión de la organización de acuerdo a las tendencias del mercado

PIES

La ganancia es primero | TD (razones financieras)

1.- Los dueños de la empresa tienen establecido un salario fijo mensual independiente de las utilidades que reciban? *

No,
Se toma cuando la disponibilidad lo permite
Se tiene destinado un sueldo, pero solo es para efectos del beneficio de la seguridad social
Se asigna un sueldo acorde al mercado del puesto de dirección General y se busca ajustarse a esa remuneración
Se tiene un sueldo de mercado y una asignación de utilidades de acuerdo a técnicas como “La Utilidad es Primero”

Conocer el estado que guardan los resultados financieros en términos de la información que reportan

2. Como resultado de las juntas gerenciales o de áreas… *

Se tiene una reunión cada x tiempo aunque no pasa nada, se vuelve una revisión de pendientes
Están programadas, aunque no siempre están todos, es una pérdida de tiempo, todos hablan y no se llega a nada
Se tienen programadas, hay una agenda y tiempos definidos, aunque sólo la lleva el director. No es productiva
Se tienen definidas con una x frecuencia, todos saben qué deben llevar, se lelva una agenda, minuta y se miden los resultados de los acuerdos.
Las juntas gerenciales son un espacio conversacional para poponer acuerdos, revisarlos, implementar mejoras y medir los resultados.

3.- La comunicación de las áreas de ventas y/o cobranzas con compras y producción es adecuada para prevenir la disponibilidad de recursos? *

Se busca cubrir las necesidades financieras como se presentan las ventas
Se tiene un procedimiento previo a cualquier compromiso de Venta arriba del promedio normal de ventas, sin embargo, la organización responde al requerimiento del cliente
Las áreas buscan previamente verificar con finanzas la viabilidad del proyecto incluso antes de efectuar cualquier propuesta informal de servicios
Todas las áreas conocen y ejecutan el procedimiento de ventas extraordinarias y se llevan a cabo juntas para evaluar la posibilidad de empresa de hacer frente a un fuerte incremento en el nivel de ventas y órdenes de compra
Los procedimientos financieros contemplan aplicaciones en línea para partidas o desviaciones a superiores a las ventas promedio para agilizar autorizaciones

Conocer la salud comercial de la organización

4.- ¿Se tienen abiertas cuentas bancarias para separar utilidades y otras erogaciones? *

Sólo se tiene la cuenta general
Se tienen abiertas 5 cuentas en uno o más bancos sin embargo no se les da el uso definido
Hay una sola cuenta y se mezclan los movimientos del dueño con los del negocio
Las cuentas abiertas se asignan debidamente para: General depósitos, Ganancia, Sueldo Dueño, Impuestos y gastos
Se tienen aperturadas las anteriores y se aplican los porcentajes asignados a cada una periódicamente

Conocer la salud comercial de la organización

5.- Se tienen definidas líneas de acción en caso de requerir financiamientos *

No, se buscan conforme se dan las necesidades caso de requerir financiamientos.
Si hay, pero no se complementan con la capacidad de las áreas gerenciales en el logro de su obtención
No se tienen, sin embargo, el equipo gerencial aporta opciones en caso de necesidades
Se tienen fuentes de financiamiento adecuadas y las áreas buscan opciones adicionales
Se tienen abiertas opciones con líneas de crédito de proveedores, con incrementos de capital, financiamiento de acreedores o bancos

Conocer la salud comercial de la organización

6. ¿El margen de utilidad esta: ? *

Conocer la salud comercial de la organización

7.- ¿Se tiene un procedimiento o cedula para revisar que los proyectos de ventas sean rentables? *

No, solo a intuición buscando la venta
La Dirección definió un procedimiento para determinar la rentabilidad, sin embargo, generalmente no se aplica
Se efectúan cálculos generales para tener algo de certeza que darán utilidad
Se documentan los cálculos de acuerdo al procedimiento y lo firman las áreas involucradas cerciorándose se incluyan todos los conceptos e incluso las posibles mermas
Este procedimiento se lleva de manera electrónica de forma que antes de emitir la cotización, fue revisado en forma automática por todas las áreas involucradas

Conocer el estado que guardan los resultados financieros en términos de la información que reportan

TRIPAS

1.-¿Se tiene definido un Control Administrativo (control interno) en la organización ?

No hay o se realiza de forma empírica
Lo definió la Dirección, pero cada área opera independientemente
Cada una de las áreas busca implementar uno en su área en base al objetivo general (ingresos y gastos)
Se tiene definido en un manual y las áreas los conocen y aplican y hay un consolidado
Se revisa constantemente buscando mejoras automatizadas

2.- El Catálogo de cuentas cubre las necesidades de información de la empresa por centros de utilidad y de costos?

No se conoce
Únicamente el equiparable al de el SAT
Si se lleva sin embargo cada área lleva su propio control de gastos
Existe un Catálogo debidamente revisado y una guía de uso y se consolidan los gastos a nivel empresa
Se cuenta con un ERP (Enterprise Resource Planning) o un sistema contable en línea

3. ¿Existe un control del dinero que entra a la empresa?

No existe
Existen políticas de depósitos sin embargo no se llevan a cabo
No hay registro de ingresos, pero se depositan en una sola cuenta concentradora
Se supervisa que se siga la política de depósitos y se consoliden
Se cuenta con un sistema que automatizan los registros del ingreso en línea de acuerdo a los requerimientos de la dirección

4.- ¿Todas las Erogaciones se definen por conceptos de uso y existe un control para cada uno?

No existe
Se encuentran consolidadas en una sola cuenta de uso genérica
Si se tienen catálogos, sin embargo cada área lleva el suyo
Todas las áreas se sujetan a los lineamientos de ordenes de compra, reembolsos de gastos y solicitudes de cheque por cada erogación que necesitan realizar, de acuerdo con los manuales
En cumplimiento de los manuales se busca automatizarlos en tiempo real para su debida autorización, control y evaluación

5.- ¿Se elaboran conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas?

No se elaboran o se elaboran esporádicamente
Se establece la revisión de registros bancarios contra saldos de la cuenta bancaria consolidad de manera periódica y no se verifican su razonabilidad
El control lo lleva un área para su control individual y de manera esporádica se revisan y cruzan contra contabilidad
Se elaboran al cierre de cada mes y se supervisa por otra área independiente verificando las partidas en conciliación
Se busca automatizar los procesos de conciliación y se manejan en línea para su revisión y consulta automática

6.- ¿Se establecen Fondos Fijos de caja adecuados a las necesidades recurrentes?

No se tiene
Se establecieron estandarizados para todas las áreas que requieren efectivo, aunque no se revisa si son adecuados
Se establecen los lineamientos de uso de los fondos fijos de caja pero por la urgencia se toma de las ventas en efectivo
Se tiene establecidos para cada área que lo requiera, efectuando los reembolsos con las debidas autorizaciones y asignando registro de acuerdo al manual de registro de contabilidad, (guía contabilizadora)
Se establecen con un manejo adecuado de acuerdo al manual y se elaboran revisiones sorpresivas (arqueos de caja).

7.- ¿Se entregan Estados Financieros (Balance y Estado de Resultados)?

No se realizan
Se preparan integrando todas las áreas, sin embargo, la dirección no los revisa
Se preparan y las áreas solicitan la información contable correspondiente únicamente a su área
Se reciben dentro de los primeros 10 días de cada mes y se revisa constantemente la razonabilidad del saldo de cada una de las cuentas comentándose con las diferentes áreas cualquier desviación
Se tiene en línea la disponibilidad de la información financiera a las áreas autorizadas para su revisión inmediata

CORAZÓN

Relaciones. Clientes | Alianzas | Liderazgo Interno

1. ¿Existe un organigrama que establezca las líneas de reporte? *

No, no existe
No es necesario, todos reportan al Director General
Si hay un organigrama, aunque no se respeta y las línea de reporte generan confusión
Si hay un organigrama que permite identificar las diferentes áreas y líneas de mando claras, que se respetan
Hay un organigrama, departamentalización, líneas de mando claras y se va actualizando cada vez que alguien ingresa a la organización.

2. ¿Existe la descripción de puestos en la organización? *

NO
Si, pero esta incompleta
Si, se cuenta con la descripción de puestos a todos los niveles
Si, para todos los niveles y se comparte selectivamente con la organización
Si, para todos los niveles se comparte selectivamente y se modifica periódicamente

Entender la relación de los roles dentro de la organización y el entendimiento que se tiene de la dinámica de relacionamiento entre los roles

3. ¿Qué porcentaje de rotación mensual se tiene en la organización? *

No hay rotación, estamos los mismos
Si tenemos rotación pero no la medimos
El porcentaje de rotación es entre 5-10% mensual
El porcentaje de rotación es menor al 5% mensual
Mantenemos incentivos para conservar a la gente talentosa en la organización

Conocer la estrategia de retención de talento en la organización

4. ¿Se tiene identificadas a las personas clave de la organización? *

No
Si, solo en el nivel de alta dirección
Si, en toda la organización
Si en toda la organización y se tienen planes de continuidad en caso de contingencias (No hay sustituto)
Si y cada persona clave tiene un sustituto para actuar en caso de contingencia

El nivel de organización es el adecuado para casos en que las personas clave se separen de la organización por alguna razón

5. ¿Se han establecido alianzas estratégicas? *

No, nuestros clientes y proveedores son los mismos desde hace años
Las alianzas son por excepción
Establecemos nuevas alianzas y contactos con referidos de nuestros clientes
Constantemente estamos desarrollando nuevas relaciones a largo plazo
Si, tenemos socios estratégicos

6. ¿Cómo se mantienen y crecen las relaciones con los clientes? *

Se atienden sus requerimientos, cerramos transacciones
Generamos transacciones y algunas relaciones
La mayoría de nuestros clientes ya nos conocen y regresan con nosotros (re-compra)
Tenemos clientes de hace tiempo, generamos re-compras, nos falta un programa de lealtad
A largo plazo tenemos clientes en tres niveles, los nuevos, los que recompran y los que nos recomiendan.

7. ¿Cómo es la toma de decisiones en la empresa? *

Todas las decisiones las toma el Director General
Las decisiones las toma el Director General y cada gerente las ejecuta y negocia
Cada gerente toma decisiones sobre sú área y su gente, aunque no necesariamente todas las áreas van en una misma dirección
Se toman decisiones en juntas gerenciales con la Dirección para alinear las decisiones a la Estrategia
Se tienen conversaciones entre la gente , los equipos son de alto rendimiento

8. Número total de plantilla

9. ¿Cuántas vacantes hay?

ALMA

Identidad y Cultura (Lo invisible) . Competencias | Clima | Vocabulario | Emociones | Valores compartidos y puestos en acción

1. ¿Existe y se imparte un curso de Inducción ? *

No
No existe como tal un curso, aunque algunas áreas dan inducción al nuevo personal conforme a sus neccesidades
Sí existe, aunque no está actualizado y hace mucho no se imparte
Sí existe, todos los nuevos empleados lo toman en máximo su primer mes de ingreso
Sí existe e incluye elementos clave de la cultura de la Empresa, se actualiza constantemente y TODOS en la empresa lo toman al entrar y lo actualizan cada año

2. ¿Existe un programa de capacitación que se enfoque en desarrollar las competencias organizacionales requeridas dentro de la organización? *

No existe
La gente se capacita pero sin un programa formal
Existe un programa formal de capacitación, quien considere que lo necesita, se inscribe
Existe un programa formal de capacitación por competencias dentro de la organización
Existe un programa formal de capacitación de competencias y de desarrollo personal

Establecer el nivel de compromiso con el desarrollo de la gente dentro de la organización

3. ¿Existe una evaluación de desempeño en la organización? *

No existe
Si. pero es a criterio de la alta gerencia
Si, establecida periódicamente en la organización y con impacto en las promociones y bonos de la organización
Si, establecida periódicamente como una retroalimentación constante que repercute en la mejoría de los resultados
Si. es parte de la estrategia de desarrollo de la organización, abriendo espacios conversacionales tanto individuales como en grupo

Establecer la estrategia de desarrollo para las promociones y recompensas dentro de la organización

4. Las conversaciones que se tienen en la empresa… *

Son las que plantea el director, nadie lo contradice
Se aceptan opiniones, aunque hay temas que no se tocan
Se abren conversaciones entre la gente y los equipos, aunque hay “temas prohibidos” o que simplemente no se mencionan
Se abren conversaciones, se puede poner cualquier tema en la mesa, se escuchan las diferentes perspectivas, se resuelven los conflictos a través de abrir conversaciones “difíciles”
Se tienen espacios conversaconales, se puede poner cualuquier tema en la mesa, se escuchan las diferentes perspectivas y la comunicación es una de las fortalezas de la empresa, para la solución de conflictos y construcción de relaciones

5. ¿Se conoce el grado de compromiso y satisfacción de la gente hacia la empresa? *

No como un dato duro
No se sabe con certeza, se ve que la gente o está o no está comprometida
Si, cuidamos el clima y las relaciones en la empresa, algunas personas expresan su satisfacción o no satisfacción
Sí, preguntamos frecuentemente a la gente cómo se siente, existen mecanismos para que la gente se exprese
Sí, se realiza un clima laboral cada x tiempo, la gente se siente segura de expreesarse, se utiliza la información obtenida para conocer, mejorar y modificar áreas de oportunidad

6. Los Valores de la Empresa… *

No se conocen, no están formalmente definidos
No están formalmente definidos, aunque hay cosas en las que la gente cree y se asumen como valores
Se tienen definidos, aunque son más enfocados hacia los clientes
Todos los conocen, se actúan y son parte de la cultura de la Empresa
Los Valroes son parte de la estrategia de la empresa, se viven y se utilizan desde el reclutamiento hasta la evaluación de desempeño de la gente

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